Para poder firmar un documento notarial en nombre de otro, es requisito esencial aportar una copia auténtica del poder notarial, que acredita que eres el representante de la persona en nombre de la cual vas a firmar.

El artículo 164 del Decreto de 2 de junio de 1944 por el que se aprueba con carácter definitivo el Reglamento de la organización y régimen de Notariado, de ahora en adelante Reglamento del Notariado,  establece que se deben reseñar los datos identificativos del documento del cual surge la representación salvo cuando emane de la ley, en cuyo caso se expresa esta circunstancia, no siendo preciso que la representación legal se justifique si consta por notoriedad al autorizante. 

Por consiguiente, puede firmar un apoderado del comprador o el vendedor siempre que se aporte la escritura de poder correspondiente. Tendrán que ser poderes suficientes para realizar una compraventa. Si aportan un Poder General Notarial, tendrán que asegurarse que éste no incluye una cláusula que limite las facultades de disposición del apoderado. 

Si los otorgantes lo son en nombre de una sociedad, el artículo 165 del Reglamento del Notariado establece que se tendrán que designar las circunstancias relativas a la personalidad del representante, el nombre y domicilio de la entidad, los datos de inscripción y número de identificación fiscal, e indicar los datos del título del cual resulte la expresada representación. 

Aportar una copia auténtica de los poderes es muy relevante precisamente porqué una forma de revocar los poderes entre personas físicas es retirando la copia del alcance del apoderado. Los poderes mercantiles se inscriben al Registro Mercantil y consecuentemente se puede verificar que la representación sigue vigente. Sin embargo, los poderes entre personas físicas no se inscriben, por lo que si la persona apoderada no tiene una copia del mismo, existe la posibilidad que el poderdante se lo haya  revocado. 

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